Kommt Ihnen das bekannt vor?
- In Ihrem Unternehmen werden regelmäßig neue Initiativen und Projekte gestartet: eine neue Software-Einführung hier, ein Programm zur Förderung der Mitarbeitergesundheit dort, zwischendurch noch ein Update zum Datenschutz. Dabei gäbe es wesentliche strategische Weichenstellungen, die ebenfalls noch zu bearbeiten wären.
- Sie verbringen den Großteil Ihrer Arbeitszeit in Besprechungen, doch Sie haben nicht den Eindruck, wirklich voran zu kommen.
- Die Bewältigung des operativen Tagesgeschäfts nimmt nahezu die gesamte Zeit und Aufmerksamkeit in Anspruch. Für Zukunftsgestaltung oder strategische Produktentwicklung bleibt einfach keine Zeit.
Vermeiden Sie die „wir-schaffen-das-schon-irgendwie“-Mentalität
Jede Initiative, die in Unternehmen gestartet wird, hat grundsätzlich ihre Berechtigung. Und tatsächlich gibt es viele unterschiedliche Perspektiven zu beachten: etwa die Fachbereiche selbst, die Personalabteilung, oder das Qualitätsmanagement. Von überall strömen neue Anforderungen herein, die möglichst rasch bearbeitet werden sollen. Da ist die Versuchung groß, auf das Prinzip Hoffnung zu setzen, und zu versuchen, möglichst alle Initiativen mit etwas mehr Einsatz zu stemmen.
Oft ist sowohl den Mitarbeitern als auch dem Management bewusst, dass die gestarteten Projekte und Initiativen die verfügbaren Kapazitäten bei weitem überschreiten. Überlastung ist also vorprogrammiert. Warum tut man sich das an?
Meiner Beobachtung nach liegt die Ursache oft darin, dass Priorisierungen von Projekten in Silos, d.h. innerhalb eines Fachbereichs, nicht aber mit Blick auf das Gesamtunternehmen erfolgen. So hat zum Beispiel die IT-Abteilung ihre Projekte priorisiert, weiß aber oftmals nichts davon, dass im Qualitätsmanagement eine andere große Initiative geplant ist. Zudem kosten unternehmensübergreifende Priorisierungen Kraft und Energie und bergen Konfliktpotenzial. In der Hoffnung auf ein gutes Auskommen werden solche Entscheidungsprozesse bisweilen verschleppt. Allerdings ist auch eine scheinbare Nichtentscheidung eine Entscheidung: nämlich eine Entscheidung dafür, dem Zufall zu überlassen, welches Projekt erfolgreich zu Ende geführt wird, und welches mangels Ressourcen im Sand verläuft.
Machen Sie Platz für strategische Zukunftsgestaltung
Um die Zukunft Ihres Unternehmens bewusst und aktiv zu gestalten, sind folgende Prinzipien wesentlich:
- Um Prioritäten zu setzen ist es hilfreich, wenn man Abstand gewinnt und sich einen Überblick zu verschafft.
- Der Blick aufs Ganze ermöglicht es, Zusammenhänge und mögliche Synergieeffekte zu erkennen.
- Mit Blick auf die Unternehmensziele fällt es leichter, Entscheidungen zu treffen, worauf der Fokus gelegt werden soll, und worauf gerade nicht.
Wenn Sie die Zukunft Ihres Unternehmens aktiv gestalten wollen, aber nicht noch ein zusätzliches Projekt on top setzen möchten
Folgendes Vorgehen hat sich meiner Erfahrung nach bewährt:
- Sie legen die strategischen Ziele Ihres Unternehmens fest. Aus der wahrgenommenen Differenz zwischen dem aktuellen Zustand und dem erwünschten zukünftigen Zustand leiten Sie den erforderlichen Entwicklungsbedarf ab. Gerne unterstütze ich Sie dabei mit meinem Erfahrungswissen.
- Sie verschaffen sich eine Übersicht über bestehende und geplante Vorhaben, Initiativen und Projekte in nächster Zeit.
- Mit den relevanten Entscheidern wird die Zielsetzung jedes Vorhabens herausgearbeitet, sowie eine Abschätzung der benötigten Ressourcen. Das können Kosten sein, aber auch die Zeit um das Vorhaben zu unterstützen, Aufgaben abzuarbeiten und gegebenenfalls den erarbeiteten Zustand aufrecht zu halten.
- Mit Blick auf das Ganze wird mit allen relevanten Entscheidern eine Priorisierung vorgenommen: angesichts begrenzter Ressourcen – worauf will man sich für die nächste Periode konzentrieren? In diesem Schritt kommen oftmals erstaunliche Synergien zum Vorschein.
- Meistens bewährt es sich, schrittweise Platz für Zukunftsgestaltung zu schaffen. Denn die Arbeit an Strategie und Innovationen braucht einen anderen Arbeitsmodus als das operative Tagesgeschäft. So ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter gefordert, aber nicht überfordert werden.
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